En pocas palabras: ORViTIA es una herramienta que las empresas con fuerza de ventas en campo usan para registrar las visitas de sus vendedores, preparar y firmar contratos y conocer mejor a sus clientes. Solo tratamos los datos necesarios para eso, no los vendemos, no hacemos publicidad con ellos y cada empresa ve únicamente su propia información.
1. Quién es el responsable
ORViTIA es un servicio de Francisco Javier Insignares Vizcaíno, persona natural, cédula de ciudadanía 79.788.336, con domicilio en Calle 87 # 53-122, apto. 301B, Barranquilla, Colombia («el responsable», «nosotros»). Correo para asuntos de datos personales: finsignares@gmail.com.
Según la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015):
- Datos de los usuarios de la app (vendedores, gerentes y administradores): el responsable del tratamiento es Francisco Javier Insignares Vizcaíno.
- Datos de los clientes y prospectos que una empresa registra en ORViTIA (por ejemplo, las personas que visitan sus vendedores y sus beneficiarios): la empresa cliente es la responsable y nosotros actuamos como encargado, siguiendo sus instrucciones. Para ejercer sus derechos sobre esos datos, escriba primero a la empresa con la que contrató; si nos escribe a nosotros, trasladamos la solicitud.
2. Qué datos tratamos
| Datos | De quién | Para qué |
|---|---|---|
| Nombre, correo, idioma, perfil y empresa | Usuarios | Crear y administrar la cuenta, dar acceso según el perfil y enviar avisos del servicio. |
| Datos de seguridad: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, sesiones, fecha de ingreso, verificación en dos pasos | Usuarios | Proteger las cuentas, detectar ingresos inusuales, cerrar sesiones a distancia y prevenir fraude. |
| Ubicación precisa del teléfono al iniciar una visita (si el usuario la permite) y la dirección aproximada | Vendedores | Registrar dónde se hizo la visita, para la empresa y su tablero. Se puede negar el permiso; la app sigue funcionando. |
| Grabaciones de voz de la visita y su transcripción | Vendedores y prospectos que lo autorizan | Llenar el contrato y la ficha a partir de la conversación. Solo se graba con la autorización expresa del prospecto; si no la da, el vendedor dicta. |
| Dictados de tareas, notas, compromisos y pagos | Usuarios | Convertir la voz en tareas y registros. |
| Nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento, teléfono, correo, dirección, beneficiarios y su parentesco | Prospectos, clientes y beneficiarios (incluidos menores de edad, como beneficiarios) | Diligenciar los contratos de la empresa, verificarlos y gestionar la relación con el cliente. |
| Productos contratados, contratos, firmas electrónicas, cuotas, pagos y mora | Clientes | Gestionar la venta, la firma, la cartera y el historial del cliente. |
| Motivos de compra o no compra, notas e historial de visitas | Clientes y prospectos | Entender por qué deciden los clientes y sugerir la siguiente acción. |
| Datos de uso y rendimiento de la app | Usuarios | Medir y mejorar la velocidad y el funcionamiento, y calcular costos del servicio. |
No tratamos datos de salud, biométricos (la voz se usa solo como grabación para transcribir, no para identificar a nadie), de orientación política o religiosa. Los datos de menores de edad aparecen únicamente cuando el titular del contrato los inscribe como beneficiarios, bajo su responsabilidad como representante, y se usan solo para el contrato.
Prueba sin cuenta y tutorial: la prueba «Pruébelo usted mismo» usa una empresa ficticia con datos inventados; lo que la persona escriba o diga se usa solo para responderle en esa prueba y se borra cuando termina (máximo 45 minutos).
3. Inteligencia artificial
ORViTIA usa servicios de inteligencia artificial para transcribir la voz, extraer los datos del contrato, resumir la ficha del cliente, sugerir la siguiente acción y responder en el asistente. Los proveedores procesan esos datos únicamente para devolver el resultado y, según sus condiciones para clientes empresariales, no los usan para entrenar sus modelos. Al asistente y al resumen no se les envían los nombres de las personas cuando no son necesarios. Las sugerencias de la IA siempre las revisa una persona: el vendedor confirma los datos antes de enviar un contrato.
4. Con quién compartimos los datos
No vendemos ni alquilamos datos personales y no los usamos para publicidad. Los compartimos solo con proveedores que nos prestan el servicio y los tratan por cuenta nuestra:
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Google Cloud y Firebase (Google LLC) | Alojamiento, base de datos, archivos, ingreso de usuarios, funciones del servicio y protección de la app (App Check) | Estados Unidos |
| Google (Gemini) y, como respaldo, Anthropic u OpenAI | Transcripción e inteligencia artificial | Estados Unidos |
| Google Maps Platform | Convertir coordenadas y direcciones, y dibujar el mapa de clientes | Estados Unidos |
| ZapSign | Firma electrónica de los contratos | Brasil |
| Resend | Envío de correos del servicio (invitaciones y avisos) | Estados Unidos |
| ElevenLabs | Voz de la guía del tutorial y de la prueba sin cuenta (solo textos de la guía y de la prueba ficticia) | Estados Unidos |
Esto implica una transferencia internacional de datos a países que pueden no tener el mismo nivel de protección que Colombia; la hacemos con proveedores que ofrecen garantías contractuales y técnicas adecuadas, y al usar la app usted la autoriza. También podemos entregar datos a una autoridad cuando la ley lo exija.
5. Cuánto tiempo los guardamos
- Grabaciones de voz: se borran automáticamente a los 30 días (o antes, si la empresa lo configura); la transcripción y los datos del contrato quedan con la venta.
- Ubicación del vendedor: hasta 365 días (o menos, según la empresa).
- Datos de clientes y contratos: mientras la empresa cliente tenga el servicio activo y lo que exija la ley; al terminar el contrato con la empresa, se le entregan o se borran.
- Cuenta de usuario: mientras esté activa; al eliminarla se borra en un plazo máximo de 30 días, salvo los registros de auditoría y seguridad que la ley o la seguridad obliguen a conservar.
- Prueba sin cuenta: se borra al terminar la sesión (máximo 45 minutos).
6. Cómo los protegemos
Los datos viajan cifrados (HTTPS/TLS) y se guardan cifrados. Cada empresa solo ve su propia información, y dentro de ella cada usuario ve lo que su perfil permite. Hay verificación en dos pasos, cierre de sesiones a distancia, avisos de ingreso inusual, registro de auditoría y controles para que solo la app oficial use el servicio.
7. Sus derechos
Como titular puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar la autorización, pedir prueba de ella, saber cómo se han usado y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Escríbanos a finsignares@gmail.com con su nombre, documento y la solicitud. Respondemos las consultas en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles, como dice la ley.
Para eliminar su cuenta de ORViTIA y sus datos, siga los pasos en app.orvitia.co/eliminar-cuenta.
8. Permisos del teléfono
- Micrófono: para grabar la visita (con autorización del prospecto) y dictar. Solo mientras usted lo activa.
- Ubicación: para registrar dónde se hizo la visita, solo al iniciarla y con la app abierta. Nunca en segundo plano.
9. Cambios
Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión aquí con su fecha y, si el cambio es importante, avisaremos en la app o por correo.
ORViTIA